衡阳XX公司保全证据公证案

衡阳XX公司保全证据公证案缩略图

衡阳XX公司保全证据公证案

案例内容
【案情简介】

二〇一六年六月,衡阳XX公司开发的XX楼盘的业主因怀疑房屋甲醛指标超标,向相关部门上访。为了解决这起群访事件,八月二十二日,衡阳市XX区办事处牵头组织了区建设局、质监站、办公室、衡阳XX公司代表、XX楼盘业主代表,就房屋空气质量检测的相关事宜召开了专题会议,议定由衡阳XX公司聘请中国检验检疫科学研究院下属综合检测中心来衡阳进行检测,对于检测中心取样的过程办理证据保全公证。随后,衡阳XX公司的委托代理人与公证处联系办理证据保全公证相关事宜。公证处经向其了解事情经过,并向检测中心工作人员了解检测取样的相关流程(如房屋门窗封闭时长、取样所需时长等要求)。考虑到这次公证影响力大、办证时间长、工作量大,公证处成立办证小组,与衡阳XX公司的委托代理人、中国检验检疫科学研究院综合检测中心工作人员反复进行沟通,在中国检验检疫科学研究院综合检测中心与衡阳XX公司敲定检测方案,决定对XX楼盘中还未交付或未入住的八十七套住房进行室内环境空气质量检测(甲醛、T〇VC、氨、苯、氡五项空气指标,共426个检测点)后,公证处根据中国检验检疫科学研究院综合检测中心工作人员提供的工作流程、一次最多检测点数等数据,与衡阳XX公司就如何在符合检测要求的情况下,用最短时间完成检测采样的工作安排进行反复协商,最终制订办理公证的流程、方案,并于九月九日正式受理本次公证,为了提高取样时的工作记录效率,根据取样流程及检测中心工作进度,公证处事先制作了现场工作记录模板、采样记录表、封条。

经过前期充分的准备,根据《公证程序规则》的规定,公证处于二〇一六年十月十二日至十月二十四日期间每天委派二组公证人员(其中每组固定一名公证员),监督工作人员将检测前的被检测房屋的门窗全部关闭后,在入户门贴上封条、记录时间,根据《GB50325-2001民用建筑工程室内环境污染控制规范》(对室内甲醛、T〇VC、氨、苯四项空气指标的样本提取需封闭房屋至少一个小时,对室内氡的空气指标样本提取需封闭房屋至少二十四个小时)的要求,严格监督中国检验检疫科学研究院综合检测中心检测人员取样开始、结束时间并予以记录。对于封闭门窗、开启房屋、检测人员取样的过程,摄像师均予以摄像。因该公证社会影响力大,公证处在公证结束后马上投入了后期公证词的制作、审批、刻碟等工作,对于被检测取样的八十七套房屋分别制作了公证书,公证书的设计颇有创新,体现了这段时间保全活动的开展模式,对于保全过程中出现的特殊情况公证处也本着中立、客观的执业态度,在公证书中进行客观的记述。在短短的五天时间内,将全部公证书制作完毕,送达给申请人。

在办理公证过程中,很多业主包括被检测取样的房主都在场见证了取样、公证的全过程,公证人员还不时地向这些业主介绍取样的流程、公证处监督的作用。本次公证不但得到申请人的好评,同时也宣传公证法律服务知识,获得了业主们的信任及赞赏。

【公证书格式】

公证书

(2016)湘衡州证内字第××××号

申请人:衡阳XXX公司,住所:湖南省衡阳市XXX,营业执照统一社会信用代码:XXXX

法定代表人:XXX,X,X年X月X日出生,居民身份证住址:XXX,公民身份号码:XXXX

委托代理人:XXX,X,X年X月X日出生,居民身份证住址:XXX,公民身份号码:XXXX

公证事项:保全证据

申请人衡阳XXX公司的委托代理人XXX于二〇一六年九月九日向我处称:申请人开发的衡阳市XXX楼盘,有业主声称房屋的空气有害物质指数超标,对申请人的声誉造成极大影响。二〇一六年八月二十二日由衡阳市XXX办事处牵头组织了区建设局、区质监站、区管委会办公室、申请人代表以及业主代表,就房屋空气质量检测相关事宜召开专题会议,经参会人员研究、讨论,形成了一致意见,现场决定由中国检验检疫科学研究院综合检测中心对申请人开发的上述楼盘中还未交付或未入住的八十七套精装修房屋进行室内环境空气质量检测(甲醛、TOVC、氨、苯、氡五项空气指标)。为了固定证据,申请人特委托XXX向我处申请对检测中心取样的过程办理证据保全公证。并向我处提交了以下证明材料:营业执照(副本)、委托书、身份证、检测机构及检测人员的资质、衡XX纪要[2016]XX号《专题会议纪要》。

根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定,二〇一六年十月十二日,本公证员、公证人员周玲玲与摄像人员XXX、XXX首先到达衡阳市XXX3栋507室, 申请人的工作人员关闭房屋所有的门、窗,并于下午一时五十六分关闭入户门,本公证员在入户门上贴上封条,入户门钥匙交由本公证员保管;下午三时零一分,本公证员检查封条完好后开启入户门,检测人员在各采点处放置仪器设备,根据相关要求分别对房间的甲醛、TOVC、氨、苯采样;采样完成后,样品由检测人员进行保管,然后申请人的工作人员将所有门窗打开。

二〇一六年十月十三日,本公证员、公证人员陈智雄及摄像人员XXX、申请人的工作人员到达上述房屋,工作人员关闭房屋所有的门、窗,并于上午八时三十一分关闭入户门,本公证员在入户门上贴上封条,入户门钥匙交本公证员保管。

二〇一六年十月十四日,本公证员、公证员刘冰玉、摄像人员XXX及检测人员到达上述房屋,下午三时三十分,本公证员检查封条完好后开启入户门,检测人员在各采点处放置仪器设备,根据相关要求分别对房间的氡进行采样,样品由检测人员进行保管。

对于上述过程,摄像人员XXX、XXX分别进行了摄像。以上各流程的具体操作时间本公证员进行了现场记录,当场制作了《采样记录表一》、《采样记录表二》。

兹证明上述过程是分别在本公证员、公证员刘冰玉和公证人员周玲玲、陈智雄的监督下进行。与本公证书相粘连的《采样记录表一》、《采样记录表二》复印件与原件内容相符,原件上检测人员、摄像人员的签名均属实。本公证书所附光碟一本为摄像人XXX、XXX现场拍摄、嗣后刻录所得,光碟所反映的内容与现场实际情况相符。

附:1.《采样记录表一》复印件一份共一页;

2.《采样记录表二》复印件一份共一页;

3.光碟一本。

中华人民共和国湖南省衡阳市衡州公证处   

公证员

二〇一六年十月二十五日

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