转变公证方式助力企业投标

转变公证方式助力企业投标缩略图

转变公证方式 助力企业投标

案例内容
【案情简介】

重庆市勘测院因在苏州有重大项目投标,需提供在苏州地区有固定营业场所的相关证明,故向我处申请其与苏州明建置业有限公司签订的关于承租苏州市吴江区震泽镇XX路XX号XX广场X楼XX号房地产的《房屋租赁协议》公证。双方于2018年10月15日向江苏省苏州市吴江公证处申请办理《房屋租赁协议》的公证,向公证处提交了营业执照、授权委托书、身份证件、出租方苏州明建置业有限公司名下的该房地产的产权证及同意出租的股东会决议等材料。公证员审查协议发现该《房屋租赁协议》的签订日期是2017年7月1日,要求双方提供租金支付凭证,以证明该协议的真实性。双方称协议中约定每月租金人民币12000元,租赁期限自2017年7月1日至2020年7月1日,出租方免收租金时间从2017年7月1日至2018年1月1日,2018年1月1日之后的租金按照12000元/每月支付,每满12个月支付租金一次,押金为三个月的租金,故承租方至今未支付任何租金,只交了押金,但双方提供的押金凭证仅有现金收据一张。

如何追溯一份一年前签订的、且无租金往来凭证的租赁协议书的真实性?公证如何做到既兼顾招标的公平性,又不影响企业投标、助力企业发展?公证员认为应该转变公证方式,以走出去找真相代替传统的坐堂办证。在本公证案例中,双方约定明确,对于租金支付的约定虽有特殊性,但是本生活广场是乡镇新开业的,考虑到招商需要免除部分租金以及放宽租金支付条件也在情理之中,为了佐证协议的真实性,查明实际履行情况,公证员立即前往该生活广场,走访了物业、临近商铺,了解重庆市勘测院是否实际租赁使用该房地产。经公证员现场核查,重庆市勘测院早已派员在此负责苏州周边的工作,也遵守物业公司的相关规定,并自2017年7月份开始就按时缴纳物业费。公证员在现场拍摄了照片,并对物业工作人员及临近商铺业主分别制作了笔录。

又因重庆市勘测院投标时该《房屋租赁协议》的原件需要带至别处使用,双方现只有一份原件,公证员经向重庆市勘测院、苏州明建置业有限公司核实确认《房屋租赁协议》上各单位的印鉴均属实后,为其出具了证明复印件与原件相符及原件上印鉴属实的公证书。

当事人自行签订的协议,其中的约定根据其自身需要可能会有特殊性,公证人员不能仅凭书面证明材料,必要时候需要至现场查看协议的履行情况等方式完善当事人提供证明材料的不足,不拘泥于某一种公证的证明方式,在法律允许的范围内,变化思路,换一种方式出具公证文书以满足当事人的公证需求。 

【公证书格式】

公  证  书

(2018)苏吴江证经内字第XX号

申请人:

苏州明建置业有限公司

住所:吴江区震泽镇XX路XXX号

法定代表人:张某某,男,公民身份号码:320XX;

委托代理人:姜某,男,公民身份号码:320XX。

重庆市勘测院

住所:重庆市江北区电测村231号

法定代表人:陈某某,男,公民身份号码:510XX ;

委托代理人:朱某某,男,公民身份号码:510XX。

公证事项:复印件与原件相符

兹证明前面的复印件与苏州明建置业有限公司的委托代理人姜某、重庆市勘测院的委托代理人朱某午共同出示给本公证员的《房屋租赁协议》的原件相符。原件上“苏州明建置业有限公司”及其法定代表人“张某某”的印鉴、“重庆市勘测院”及其法定代表人“陈某某”的印鉴均属实。

中华人民共和国江苏省苏州市吴江公证处

公证员

二○ 一八年十月十六日

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